Microsoft Word : Maîtriser le Publipostage
Introduction
Le publipostage permet de générer plusieurs exemplaires de documents (par exemple lettres destinés à des personnes différentes) en se basant sur un modèle de texte( lettre) qui doit être lié avec un tableau de données .
LE PUBLIPOSTAGE IMPLIQUE DE TRAITER TROIS TYPES DE DOCUMENTS DISTINCTS :
- Le document principal (la lettre type), dans notre cas il s’agit du modèle de lettre.
- La source de données (base de données), c’est à dire les coordonnées des correspondants.
- Un troisième document issu de la fusion des deux autres (documents fusionnés). C’est ce fichier qui doit être imprimé.
DEMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE
- Ouvrir Ms Word.
- Se positionner sur l’Onglet PUBLIPOSTAGE.
- Cliquez sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage. Celle-ci affiche une liste de thèmes de publipostage (lettres, étiquettes, enveloppes…).
- Sélectionnez un thème dans notre cas c’est le thème Lettres (Le thème Lettres est sélectionné Par défaut).
SELECTION DES DESTINATAIRES
Dans cette étape, vous avez la possibilité de choisir le fichier de données entre trois solutions :
- Entrer une nouvelle liste : pour utiliser une nouvelle liste de contacts non existante.
- Utiliser une liste existante : pour utiliser un fichier déjà existant. Ceci est utilisé lorsque la source a déjà été crée pour un autre mailing. Dans ce cas, il suffit de chercher le nom du fichier dans vos dossiers.
- Sélectionner à partir des contacts Outlook : pour utiliser une liste de contacts du logiciel Outlook.
MODIFIER LA LISTE DES DESTINATAIRES
Filtrer les destinataires
Dans cette fenêtre, vous pouvez dérouler les petites flèches pour faire un filtre et choisir un critère qui sera imprimé par la suite.
Vous pouvez également cocher pour faire des choix personnels des lignes à imprimer au début de chaque ligne. Cette méthode est la plus pratique si votre liste n'est pas trop longue.
Activez les cases à cocher situées en regard des destinataire à inclure, et désactivez celles Correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.
Affiner la liste des destinataires
Pour trier, vous pouvez cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. La liste est triée par ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne pour trier la liste dans l'ordre alphabétique décroissant (Z à A) ou bien cliquez sur:
Cette fonctionnalité est pratique si la liste contient des enregistrements que vous ne souhaitez pas afficher ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements. Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur ET ou sur OU et spécifiez des critères supplémentaires.
CHAMPS D’ECRITURE ET D’INSERTION
- Le champ Bloc adresse est une combinaison de plusieurs champs : Prénom, Nom, Adresse, Ville et code postal.
- Le champ Formule d’appel peut inclure un ou plusieurs champs Nom, selon la formule de salutation choisie.
- L’option Insérer un champ de fusion permet d’insérer un champ que vous voulez à un endroit précis.
LE BLOC D’ADRESSE
Faire correspondre les champs
Pour vérifier si Word peut trouver, dans votre fichier de données, une colonne correspondant à chaque élément d'adresse ou de salutation, vous devrez peut-être faire correspondre les champs de fusion de Word aux colonnes de votre fichier de données.
- Cliquez sur
Les éléments d'une adresse et d'une formule de salutation s'affichent sur la gauche. Les en-têtes de colonnes du fichier de données s'affichent sur la droite. Word recherche la colonne correspondant à chaque élément.
Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne du fichier de données qui correspond à l'élément de la partie gauche.
LIGNE DE SALUTATION
- Cliquez sur
- Sélectionnez le format de ligne de salutation, à savoir la salutation, le format de nom et la ponctuation qui suit.
- Cliquez sur OK
INSERER UN CHAMP DE FUSION
Cliquez sur la flèche affichée en regard du champ Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom du champ. 
LES REGLES
Vous pouvez utiliser des champs prédéfinis qui sont des mots clés utilisés de différentes manières.
Parmi cette liste, voici ceux qui sont les plus utilisés.
- Demander : Ce champ pose une question à la personne qui utilise le publipostage.
- Remplir : Ce champ pose une question pour chaque champ inséré dans la lettre et insère la réponse de la personne.
- Si…Alors…Sinon : Ce champ prédéfini pose une condition sur un champ de la source de données. La valeur qui va s’insérer dépendra du résultat de la comparaison. (ex : pour une femme, chère Madame, pour un homme, cher Monsieur).
- Suivant Si : Permet de ne pas fusionner un enregistrement si la condition est vérifiée.
APERCU DES RESULTATS
- Vous allez consulter un aperçu de vos lettres pour pouvoir vérifier avant de lancer l’impression réelle des pages fusionnées.
- Pour cela, cliquez dans le groupe Aperçu des résultats et activez l’option Aperçu des résultats.
- Affichez chaque document en cliquant sur les boutons Suivant et Précédent.
- Affichez l'aperçu d'une page spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.
LA FUSION
- Vous allez pouvoir dans cette étape lancer la fusion dans un nouveau document ou bien lancer l’impression directement.
- Choisissez l’une des options proposées dans ces fenêtres.
